Datensicherung

Leider kommt es immer wieder vor, daß z.B. durch Festplattendefekte sämtliche oder einige Daten gelöscht werden oder durch Viren geschädigt werden. In diesem Fall ist eine aktuelle Datensicherung unabdingbar.

Datensicherung ist genauso wichtig wie das Arbeiten am Computer selbst. Deswegen möchte ich Ihnen hier einige Informationen und Hilfestellungen geben:

(Es gibt sehr ausgefeilte Modelle um z.B. sogenannte Zuwachssicherungen machen. Das soll hier nicht thematisiert werden. Wichtig ist, daß Sie überhaupt eine regelmäßige Sicherung machen. Meines Erachtens macht eine Zuwachssicherung auch nur Sinn bei sehr großen Datenbeständen und wenn die Sicherung sehr schnell geschehen muß. Bei der Rücksicherung müssen dann allerdings entsprechend viele Sicherungen wieder eingespielt werden).

Mit was führe ich am besten eine Datensicherung durch?

Am einfachsten ist eine zeitgesteuerte, automatische Sicherung auf ein Bandlaufwerk. Die Sicherung sollte am besten in der Nacht erfolgen, da dann niemand in den Programmen arbeitet, denn Dateien, die geöffnet sind, können normalerweise nicht gesichert werden. Die Sicherung sollte unbedingt im Rotationsverfahren erfolgen: Für jeden Tag in der Woche ein separates Band. So haben Sie mehrere Generationen von Sicherungen. Denn am meisten kommt es vor, daß man auf eine ältere Sicherung zugreifen muß. Wenn Sie die Sicherung jedoch jedenTag überschreiben...

Als Software empfiehlt sich ein professionelles Programm, wie z.B. Arcserve.

Alternativ kann die Sicherung auch durch Brennen auf CDs erfolgen. Es muß jedoch bedacht werden, daß dies zusätzlichen Aufwand erfordert: Die Sicherung muß in der Regel manuell durchgeführt werden. Außerdem ist der Datenbestand früher oder später so groß, dass man die Sicherung auf mehrere CDs aufteilen muß. Zusätzlich sollte in dieser Zeit niemand mit den entsprechenden Daten, bzw. Programmen arbeiten, was weitere Kosten verursacht. Besser als keine Datensicherung ist es jedoch allemal.
Im Modul Einstellungen von Labelwin gibt es deshalb die Möglichkeit eine CD-Sicherung entsprechend vorzubereiten. Dies ist gerade im Fall eines großen Datenbestandes sehr hilfreich.

Kurzum, eine Sicherung die automatisch, außerhalb der Bürozeiten abläuft ist immer vorzuziehen, zumal man die Sicherung dann nicht vergessen kann. Bitte beachten Sie, daß eine Unterbrechungsfreie Stromversorgung in diese Fall (generell zu empfehlen im Netzwerk für Server) unabdingbar ist. Diese sind für den Anschluß eines einzelnen PCs mit entsprechender Software für das automatische Herunterfahren schon für unter 200,00 Euro zu kaufen.

Wie oft sollte man die Datensicherung machen?

Es kommt leider immer wieder vor, dass die Datensicherung zu selten gemacht wird. Bei einer automatischen Sicherung stellt sich diese Frage gar nicht: Sie wird jede Nacht gemacht.
Bei einer manuellen Sicherung stellen Sie sich einfach einmal die Frage:
Wieviele Daten sind verloren, wenn ich im schlimmsten Fall alles von einer Datensicherung zurückholen müßte.
Dies gibt die Antwort schon vor: So oft wie möglich, am besten täglich. Als absolutes Minimum sollte die Sicherung jedoch wöchentlich durchgeführt werden. Diese Aussage gilt allerdings nur für kleinere Betriebe bei denen nicht so viele neue Daten anfallen.
Der Zeitaufwand und die Kosten um die Daten wieder alle nachzutragen (und mit Hilfe der ausgedruckten Belege etc. zusammenzusuchen) ist sicherlich weit höher als für die Sicherung.

Wie kontrolliert man, ob die Sicherung in Ordnung ist?

Jede gute Sicherungssoftware erstellt ein Protokoll über den Sicherungsvorgang. Diese Protokolle sollten möglichst oft (möglichst täglich) überprüft werden. Wenn es bei der Sicherung Probleme gab, wird dies hier dokumentiert. Manche Software ist so zu konfigurieren, daß das Protokoll nach dem Sicherungsvorgang automatisch gedruckt wird. Sie müssen morgens also nur zum Drucker und das Protokoll lesen.
Außerdem sollte der Sicherungsvorgang so eingestellt werden, daß nach der Sicherung das Band noch einmal mit den Daten auf der Festplatte verglichen wird. Auf diese Art kann man feststellen, ob die Daten korrekt auf das Band geschrieben wurden (auch Bänder verschleißen und sind dann nicht mehr zu gebrauchen).
Desweiteren sollte man in regelmäßigen Abständen versuchen Daten vom Band zurückzuholen: Benennen Sie die Originaldaten auf dem PC um und kopieren anschließend die Daten vom Band zurück. Testen Sie, ob Sie auf die Daten zugreifen können und ordnungsgemäß mit ihnen arbeiten können. (Nicht vergessen die getesten Daten wieder zu löschen und die aktuellen Daten wieder zurückzubenennen).

Was tun mit den Sicherungsmedien?

Stellen Sie sich vor in Ihrem Büro brennt es. Der PC mit allen Daten ist komplett zerstört. Sie haben aber regelmäßig eine Datensicherung gemacht. Dummerweise lagen die Bänder neben dem PC und sind auch verbrannt...
Am besten nimmt derjenige, der für die Datensicherung zuständig ist und morgens das Band wechselt, immer das letzte Band für einen Tag mit nach Hause. Oder lassen Sie sich eine andere Möglichkeit einfallen, damit eine Sicherung, die nicht älter als eine Woche sein sollte, nicht im Büro verbleibt.

Was muss bei Labelwin gesichert werden?

Welche Daten für Labelwin gesichert werden müssen, können Sie hier (infofasi.pdf) nachlesen.

Noch eine Bemerkung zum Thema Plattenspiegelung: Diese ist nicht als Datensicherung zu betrachen. Sie dient nur dazu, bei einem Fesplatten-Crash nahtlos weiterarbeiten zu können. Der Inhalt der beiden Festplatten ist identisch. Wenn man also z.B. etwas aus Versehen gelöscht hat, ist dies auch auf der zweiten Festplatte weg. Dann muß man wieder auf eine Datensicherung zugreifen können. Es empfiehlt sich auch die Spiegelung per Hardware (Controller) zu machen und nicht über das Betriebssystem.

Zusammenfassung:

Eine regelmäßige Datensicherung erspart im Fall des Falles viel Zeit und Geld. Die Sicherung sollte möglichst täglich, mindestens jedoch wöchentlich (bei kleineren Betrieben) erfolgen.
Die Sicherung muß regelmäßig auf ihre korrekte Funktion überprüft werden werden. Ein Teil der Datenträger der Sicherungen (nicht älter als eine Woche!) sollte außerhalb der Büroräume aufbewahrt werden.

Und Sie wissen ja: Wenn man regelmäßig seine Daten sichert, passiert nie etwas. Wehe aber, wenn nicht...