Dokumentenarchivierung

mit Labelwin und ELO Digital Office

• Nahtlose Integration von ELO in Labelwin
• Schnelles Einscannen aller Belege als Stapel
• Automatische Zuordnung der Scanns zu den Vorgängen in Labelwin
• geeignet für Kundendienst, Eingangsrechnungen, Briefe, Prospekte und alle Papierdokumente

Das System

Schon lange kann man in Labelwin Eingangsrechnungen, Kundendienstaufträge und andere Dokumente in gescannter Form hinterlegen. Durch die Integration von ELO Digital Office der Firma Leitz ist aus der Dokumentenverwaltung ein Dokumentenarchivierungssystem geworden.

Das Archivierungsprogramm ELO Digital Office der Firma Leitz hat sich durch seinen Funktionsumfang und Preis-/Leistungsverhältnis auf dem Markt etabliert.

Als logische Weiterentwicklung wurden beide Programme nun so weiter entwickelt, dass die Zuordnung in Labelwin und der Scannvorgang in ELO vorgenommen wird. Damit reduziert sich der Aufwand auf einen Knopfdruck in Labelwin oder in ELO. ELO scannt und Labelwin übernimmt automatisch die Zuordnung.

Die Besonderheit ist, dass die Dokumente über beide Programme verfügbar sind. Eine Eingangsrechnung ist in Labelwin überall dort im Original zu sehen und in ELO im "Aktenschrank" Eingangsrechnungen unter dem Lieferantennamen und der Jahreszahl.

Ähnlich ist es bei den gescannten Kundendienst-Auftragszetteln. Der vom Monteur ausgefüllte Zettel kann im Labelwin über die Kundenhistorie und die Auftragsverwaltung eingesehen werden. In ELO findet man ihn im Aktenschrank Aufträge unter dem Namen der Objektadresse.

Wie bei Archivierungsprogrammen üblich, kann in ELO über die Verschlagwortung jedes Dokument über den Adressennamen, die Projektnummer, die Auftrags- und Rechnungsnummer gefunden werden.

Damit der Scannvorgang zügig geht, ist die Benutzung eines schnellen Scanners mit einem automatischen Einzug zwingend ratsam. Das Scannen mit einem einfachen Flachbettscanner für unter 100,00 € ist zwar möglich, aber sie sollten bedenken, dass Arbeitszeit auch Geld kostet.

Wir empfehlen z.B. den äußerst kompakten und schnellen Scanner Fujitsu 4120C mit einer Leistung von 25 Seiten pro Minute.

Konkrete Abläufe

Kundendienst-Auftragszettel werden bereits beim Drucken mit einer vom ELO lesbaren Nummer versehen. Der ganzes Stapel eines Tages oder einer Woche wird in den Scanner gelegt, der Menüpunkt ‚Scannen‘ angewählt, der Scanner liest die Blätter mit bis zu 25 Seiten pro Minute ein, und Labelwin übernimmt ohne weitere Eingabe automatisch die Zuordnung und Verschlagwortung.

Nicht von Labelwin gedruckte Auftragszettel (Notdienst) werden mit einem von ELO lesbaren Aufkleber mit einer laufenden Nummer versehen. Diese Nummer wird im Labelwin bei der Auftragserfassung oder im nachhinein beim Auftrag eingetragen. Damit erfolgt dann nach dem Scannen die automatische Zuordnung.

Eingangsrechnungen werden entweder unmittelbar nach dem Posteingang mit einem Aufkleber versehen oder nach dem Eintragen im Labelwin. Wenn sie erst im Labelwin eingetragen wird, so wird die Aufklebernummer vorgegeben und die weitere Zuordnung beim Scannen findet automatisch statt.

Ein mehrseitige Rechnung wird am einfachsten nach der Einbuchung gescannt. Nach der Speicherung der Buchung bietet Labelwin mit einem Knopf das sofortige Scannen an. 

Wenn die Rechnungen vor der Einbuchung gescannt werden, so muss bei der Eintragung im Labelwin lediglich die Aufklebernummer eingegeben werden. 

Sonstige Dokumente wie Briefe, Prüf- oder Abnahmeprotokolle, Bauskizzen, Notizzettel usw. werden nach der Eintragung im Labelwin gescannt.

Der Preis

• Das Labelwin Zusatzmodul 'ELO Anbindung' kostet € 700 (unabhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze).
• Pro Arbeitsplatz wird zusätzlich eine ELO Lizenz zu ca. € 332,00 benötigt. (Weitere Lizenzen ca. € 265,00)
• Einzugsscanner, ich empfehle den Fujitsu 6130, ca. € 800.
• Laserdrucker Etiketten (Herma 70x16,9mm, Bestell Nr. 4459) (Kauftipps)
• Für die Einrichtung, Installation und Schulung der ELO Software und der Labelwin ELO Anbindung fallen ca. 1 bis 2 Tage à € 640 an.

(genaue Elo- und Scanner-Preise bitte anfragen, da Schwankungenn unterworfen)

Alle Preise zzgl. MwSt.

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